10 công cụ tự động hóa quy trình làm việc đáng khám phá trong năm 2025

Trong bối cảnh kỹ thuật số phát triển nhanh chóng ngày nay, tự động hóa đã trở nên thiết yếu đối với các doanh nghiệp tìm kiếm hiệu quả, độ chính xác và quy mô. Khi chúng ta bước vào năm 2025, các công cụ tự động hóa quy trình làm việc không chỉ hợp lý hóa các nhiệm vụ hàng ngày mà còn chuyển đổi cách các nhóm cộng tác và đổi mới. Cho dù bạn là một công ty khởi nghiệp, một doanh nghiệp vừa hay một doanh nghiệp lớn, việc lựa chọn phần mềm tự động hóa quy trình làm việc phù hợp có thể cải thiện đáng kể năng suất.

Hiểu về tự động hóa quy trình làm việc: Công cụ kinh doanh hiện đại

Tự động hóa quy trình làm việc liên quan đến việc sử dụng phần mềm để tự động hóa các quy trình kinh doanh thường xuyên, lặp đi lặp lại. Các công cụ này tuân theo một bộ quy tắc để kích hoạt các hành động, di chuyển dữ liệu giữa các hệ thống và duy trì hoạt động diễn ra suôn sẻ mà không cần sự can thiệp của con người. Từ việc đưa nhân viên mới vào làm việc cho đến quản lý khách hàng tiềm năng hoặc phê duyệt, tự động hóa giúp các tổ chức tiết kiệm thời gian, giảm lỗi và cải thiện trách nhiệm giải trình.

Các trường hợp sử dụng phổ biến: Công cụ quy trình làm việc thực sự làm gì

Phần mềm tự động hóa quy trình làm việc rất linh hoạt và có thể được điều chỉnh để phục vụ nhiều chức năng khác nhau trên khắp các phòng ban. Các trường hợp sử dụng phổ biến bao gồm:

• Tự động hóa tiếp thị: Tự động hóa các chiến dịch email, lập lịch phương tiện truyền thông xã hội và phân khúc khách hàng.
• Bán hàng và CRM: Di chuyển khách hàng tiềm năng qua kênh, ghi lại các tương tác và gửi các thông báo theo dõi.
• Nhân sự và Nhập môn: Hợp lý hóa việc thu thập tài liệu, phê duyệt và lịch trình định hướng.
• Tài chính và Mua sắm: Tự động hóa việc phê duyệt hóa đơn, đơn đặt hàng mua và báo cáo chi phí.
• Hỗ trợ khách hàng: Định tuyến phiếu, leo thang phản hồi và theo dõi sự hài lòng.

Các công cụ này thu hẹp khoảng cách giữa các nền tảng như Slack, Salesforce, Gmail, Asana, v.v., đảm bảo các quy trình công việc được tích hợp và liền mạch.

Khám phá 10 nền tảng tự động hóa quy trình công việc mang tính đột phá này vào năm 2025

Nếu bạn đang khám phá tự động hóa quy trình công việc vào năm 2025, mười công cụ này đang dẫn đầu xu hướng với các tính năng cải tiến, giao diện trực quan và khả năng tích hợp rộng rãi.

1. Zapier: Công cụ tích hợp mạnh mẽ ban đầu

Zapier tiếp tục thống trị không gian tự động hóa nhờ nền tảng thân thiện với người dùng và hỗ trợ hơn 6.000 ứng dụng. Từ quy trình làm việc đơn giản (Zaps) đến các quy trình tự động phức tạp, nhiều bước, Zapier trao quyền cho những người không phải là nhà phát triển để kết nối các công cụ một cách dễ dàng. Đây là giải pháp lý tưởng cho các nhóm tiếp thị, doanh nghiệp nhỏ và các doanh nhân đơn lẻ đang tìm kiếm chiến thắng nhanh chóng mà không cần viết một dòng mã nào.

2. Make (trước đây là Integromat): Tự động hóa trực quan được định nghĩa lại

Make cung cấp giao diện trực quan kéo và thả giúp đơn giản hóa việc xây dựng quy trình làm việc phức tạp với logic có điều kiện và chuyển đổi dữ liệu. Đây là giải pháp được người dùng am hiểu công nghệ yêu thích, những người cần các khả năng nâng cao hơn so với Zapier cung cấp. Make cũng cho phép thực hiện kịch bản theo thời gian thực và hỗ trợ logic phân nhánh phức tạp, khiến nó trở nên hoàn hảo cho các nhóm hoạt động nặng.

3. N8N: Tính linh hoạt của mã nguồn mở dành cho nhà phát triển

N8N nổi bật là nền tảng tự động hóa mã nguồn mở mạnh mẽ. Không giống như hầu hết các công cụ SaaS, N8N có thể tự lưu trữ, cung cấp khả năng kiểm soát dữ liệu hoàn chỉnh. Với các nút tùy chỉnh và giao diện trực quan, các nhà phát triển có thể tạo các quy trình làm việc nâng cao phù hợp với nhu cầu riêng của tổ chức. Nó đặc biệt có giá trị đối với các nhóm có chuyên môn kỹ thuật muốn có toàn quyền sở hữu và khả năng mở rộng.

4. Zendesk: Tự động hóa được xây dựng cho bộ phận hỗ trợ khách hàng

Mặc dù chủ yếu là nền tảng hỗ trợ khách hàng, Zendesk bao gồm các tính năng tự động hóa quy trình làm việc mạnh mẽ như chỉ định phiếu, macro và kích hoạt. Nó tích hợp với các hệ thống khác để cung cấp trải nghiệm hỗ trợ thống nhất. Các công cụ hỗ trợ AI của Zendesk cũng giúp ưu tiên phiếu và đề xuất phản hồi, khiến nó trở nên không thể thiếu để mở rộng hoạt động thành công của khách hàng.

5. Pipedream: Tự động hóa dành cho nhà phát triển cho API hiện đại

Pipedream được thiết kế cho các nhà phát triển muốn kết nối API và viết các đoạn mã nhỏ để tự động hóa các tác vụ. Với sự hỗ trợ cho JavaScript, Python và các ngôn ngữ khác, nó cho phép tích hợp tùy chỉnh cao. Pipedream là lựa chọn tuyệt vời cho các công ty khởi nghiệp và SaaS có nguồn lực phát triển nội bộ nhằm mục đích xây dựng quy trình tự động hóa được thiết kế riêng mà không cần quản lý toàn bộ cơ sở hạ tầng.

6. Cflow: Tự động hóa quy trình kinh doanh cho các nhóm không chuyên về công nghệ

Cflow đơn giản hóa việc quản lý quy trình bằng nền tảng không cần mã cho phép các nhóm thiết kế, tự động hóa và giám sát quy trình làm việc. Nền tảng này phục vụ cho các phòng ban nhân sự, tài chính và hoạt động cần quy trình làm việc có cấu trúc với các phê duyệt, biểu mẫu và xử lý tài liệu. Trình thiết kế trực quan và quyền truy cập dựa trên vai trò của Cflow khiến nền tảng này trở nên lý tưởng cho các tổ chức ưu tiên tuân thủ và quản trị.

7. Relay.app: Cộng tác kết hợp tự động hóa

Relay.app là một công cụ mới hơn kết hợp tự động hóa tác vụ với cộng tác nhóm. Công cụ này có các quy trình làm việc được chia sẻ, cập nhật tác vụ theo thời gian thực và tích hợp Slack. Relay.app rất phù hợp cho các nhóm phân tán muốn có tính minh bạch và trách nhiệm giải trình được nhúng vào quy trình của họ. Công cụ này thu hẹp khoảng cách giữa tự động hóa quy trình làm việc và các công cụ quản lý dự án.

8. Bardeen: Tự động hóa ngay từ trình duyệt của bạn

Bardeen tập trung vào tự động hóa dựa trên trình duyệt, cho phép người dùng tạo quy trình làm việc tương tác trực tiếp với các ứng dụng web. Nó được thiết kế cho những người đam mê năng suất và những người muốn thu thập dữ liệu, tự động điền biểu mẫu hoặc trích xuất thông tin chi tiết từ bảng điều khiển. Với tiện ích mở rộng Chrome, Bardeen hoàn hảo để tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại trên trình duyệt mà không cần chuyển đổi tab.

9. Workato: Tích hợp và tự động hóa cấp doanh nghiệp

Workato được xây dựng để tự động hóa doanh nghiệp, hỗ trợ tích hợp phức tạp giữa các ứng dụng, cơ sở dữ liệu và hệ thống cũ. Nền tảng mã thấp của nó cung cấp các trình kết nối được xây dựng sẵn, thông tin chi tiết do AI điều khiển và bảo mật mạnh mẽ. Nó được các nhóm chuyển đổi kỹ thuật số và CNTT sử dụng rộng rãi để thúc đẩy tự động hóa đầu cuối trên khắp các phòng ban.

10. Kissflow: Nền tảng hợp nhất cho quản lý quy trình làm việc và trường hợp

Kissflow kết hợp tự động hóa quy trình làm việc với các tính năng quản lý trường hợp và dự án. Nó cho phép người dùng xây dựng các quy trình làm việc có cấu trúc và không có cấu trúc, theo dõi tiến trình của trường hợp và quản lý các trường hợp ngoại lệ. Tính đơn giản của nền tảng giúp người dùng doanh nghiệp dễ tiếp cận, trong khi khả năng mở rộng của nó hỗ trợ nhu cầu của doanh nghiệp. Nó đặc biệt hữu ích cho các tổ chức đang tìm kiếm giải pháp quản lý công việc tập trung.

Kết luận: Chọn đúng công cụ cho công việc

Tự động hóa quy trình làm việc vào năm 2025 không còn là một thứ xa xỉ mà là một điều cần thiết. Mỗi công cụ được liệt kê ở trên đều có những điểm mạnh riêng biệt phù hợp với các nhu cầu kinh doanh và trình độ kỹ thuật khác nhau. Cho dù bạn coi trọng tính dễ sử dụng, tùy chỉnh sâu hay khả năng mở rộng quy mô doanh nghiệp, thì vẫn có một giải pháp sẵn sàng đáp ứng nhu cầu của bạn.

Các nhà lãnh đạo công nghệ nên đánh giá mục tiêu, nguồn lực và độ phức tạp của quy trình làm việc của nhóm trước khi cam kết. Khi được triển khai một cách chu đáo, công cụ tự động hóa phù hợp có thể mở ra hiệu quả, sự đổi mới và lợi thế cạnh tranh đáng kể.